Manfaat email sejak ditemukannya internet
sungguh-sungguh luar biasa. Kita bisa menghemat waktu, tenaga dan uang
untuk bertukar informasi dengan rekan-rekan kita di bagian belahan
dunia yang tidak bisa terjamah dengan mudah.
Bahkan dengan surat elektronik ini kita bisa
menggaet teman baru sebanyak-banyaknya, karena di internet kita bisa
dengan mudah menemukan profile-profile baru yang kita kehendaki.
Bagi yang sudah bertahun-tahun “mengabdikan” diri
menghadapi layar monitor menatap dunia maya, pasti tidak heran kalau
dia sering menerima email-email, yang berguna dan yang tidak berguna.
Yang tidak berguna contohnya email iklan, bom email, email virus, email
fishing (pemancing) dll. Malah terkadang kita menerima email dari orang
yang kita kenal secara bertubi-tubi, padahal yang bersangkutan belum
tentu mengirim email itu.
Sebelum kita membicarakan tentang
seluk beluk manfaat dan madlarat email dan macam-macamnya, baik kita
bicara mulai dari dasar dulu, bagaimana berkirim email secara
menyenangkan.
Seperti berikirim surat lewat pos, berkirim email juga punya etika. Berikut TOP TEN etiket dalam berkirim email :
1. Hindari spam, bombing.
Spamming adalah pengiriman email secara
berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Orang yang menerima spam
ini akan jengkel, karena bisanya isinya menawarkan informasi, produk
atau jasa yang sebenarnya tidak kita butuhkan. Sedang email bomb adalah
pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud
mailbox penerima cepat penuh.
Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.
Kenapa? Karena orang yang dikirimi email akan merasa
jenuh. Memang kita kadang menyangka kalau orang yang kita kirimi email
akan selalu merasa senang. Padahal belum tentu. Apalagi kalau isi
emailnya itu-itu saja. Supaya tidak membosankan, kirimlah email lagi
kalau anda sudah mendapat balasan. Tapi jangan juga terlalu lama tidak
mengirim email. Teman anda bisa lupa.
2. Jangan memforward email tanpa diedit.
Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita
teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual,
pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini:
> . Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi.
Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap
barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus
bertambah. Email jadi tidak menyenangkan.
Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.
3. Ganti judul email bila perlu.
Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau
mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser.
Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini
ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain,
pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi
mudah.
4. Body reply jangan dikirim semua.
Lama-lama email yang kita reply akan tertambah
sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh
email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya,
hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan
kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.
5. Jangan tanggapi email “TBC”.
Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh
anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, supaya bernasib baik. Kalau
tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email
semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid’ah
dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.
6. Jaga account orang lain.
Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan
sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam
heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan
anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya.
Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain,
bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email
ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy),
supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka
penerima email anda.
7. Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua.
Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita
menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut
caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image,
bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi
tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan
caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.
8. Hindari kalimat singkat dalam mereply.
Misalkan teman anda panjang lebar menulis email,
bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia . Lalu anda membalasnya
dengan kalimat singkat, “oh ya?” atau “enak ya”, “benarkah” dan
semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply
emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya
pantas diketik di chating saja.
9. Cek ulang sebelum di “send”.
Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk
mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya.
Sebab sekali tombol “send” kita klik, tidak bisa dicancel atau
dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan
detik.
10. Bersabarlah menerima balasan.
Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya.
Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria.
Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.
Sambil menanti balasan, bagaimana kalau anda
menyebar-luaskan email ini ke teman-teman anda? Barangsiapa memforward
email ini maka hidupnya akan beruntung. He he he, bukan TBC lho.
M.Abdullah
emabdulah@yahoo.com
Maaf ngopy dari www.dudung.net smoga bermanfaat
